Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung dieser Eventplanungs-Anwendung.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
David Loiko
Georg-Steinhart-Straße 2
85399 Hallbergmoos
Deutschland
E-Mail: info@dblockx.de
2. Zweck der Anwendung
Diese Website dient der privaten Planung und Organisation von Veranstaltungen. Der Administrator kann eingeladene Personen verwalten und ihnen persönliche Abstimmungslinks zur Verfügung stellen. Über diese Links können die eingeladenen Personen ihre Verfügbarkeit für vorgeschlagene Termine angeben.
Der Administrator kann die Rückmeldungen auswerten, einen finalen Veranstaltungstermin festlegen, Einladungen einschließlich Kalenderdateien im ICS-Format bereitstellen, die tatsächliche Anwesenheit nach einer Veranstaltung dokumentieren sowie interne Zuverlässigkeits- bzw. Gewichtungswerte zur Unterstützung zukünftiger Terminplanungen berechnen.
3. Herkunft und Kategorien der verarbeiteten Daten
Stammdaten und Kontaktdaten werden ausschließlich durch den Administrator eingetragen. Eingeladene Personen registrieren sich nicht selbst innerhalb der Anwendung.
Der Administrator verwendet hierfür Daten, die ihm bereits aus vorheriger persönlicher oder organisatorischer Kommunikation bekannt sind oder von der betreffenden Person für die veranstaltungsbezogene Kommunikation mitgeteilt wurden.
Im Rahmen der Eventplanung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
- Vorname und Nachname,
- E-Mail-Adresse, soweit sie dem Administrator vorliegt und für die veranstaltungsbezogene Kommunikation verwendet wird,
- Telefonnummer, soweit sie dem Administrator vorliegt und der Versand über WhatsApp mit der betreffenden Person vereinbart wurde,
- Rolle, zum Beispiel Lehrer oder Schüler,
- Zugehörigkeit zu bestimmten Events,
- Antworten zur Terminverfügbarkeit, zum Beispiel „kann teilnehmen“, „kann vielleicht teilnehmen“ oder „kann nicht teilnehmen“,
- Informationen darüber, ob eine Person zu einem festgelegten Termin zugesagt hat und tatsächlich erschienen ist,
- Informationen darüber, ob eine Person trotz Zusage nicht erschienen oder ohne vorherige Zusage erschienen ist,
- Anwesenheits- und Teilnahmehistorien vergangener Veranstaltungen,
- interne Zuverlässigkeits- bzw. Gewichtungswerte zur Unterstützung zukünftiger Terminplanungen,
- persönliche Abstimmungslinks bzw. technische Token,
- technische Versandinformationen zu Einladungs- und Termin-E-Mails.
Die Daten werden verarbeitet, um Veranstaltungen zu planen, eingeladene Personen zu kontaktieren, Terminabstimmungen durchzuführen, geeignete Termine zu berechnen, finale Einladungen einschließlich Kalenderdateien bereitzustellen, Anwesenheiten nach Veranstaltungen zu dokumentieren und zukünftige Terminplanungen zu unterstützen.
4. Persönliche Abstimmungslinks
Für jede eingeladene Person kann ein persönlicher Abstimmungslink erzeugt werden. Über diesen Link kann die betreffende Person ohne eigenes Benutzerkonto ihre Verfügbarkeit für vorgeschlagene Termine eintragen.
Die über den persönlichen Link abgegebenen Antworten werden dem jeweiligen Event und der jeweiligen Person zugeordnet. Andere eingeladene Personen können diese Antworten nicht einsehen. Die Auswertung ist nur für den Administrator sichtbar.
Der persönliche Abstimmungslink dient zugleich als individueller Zugang zur eigenen Abstimmung und zu den dort bereitgestellten Funktionen. Er sollte deshalb vertraulich behandelt und nicht an andere Personen weitergegeben werden.
5. Personen ohne hinterlegte Kontaktdaten
Ist für eine Person keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird keine E-Mail an diese Person versendet. Ist keine Telefonnummer hinterlegt, wird keine vorbereitete WhatsApp-Nachricht für diese Person erzeugt.
Ein persönlicher Abstimmungslink kann dennoch erstellt und vom Administrator manuell über einen anderen vereinbarten Kommunikationsweg übermittelt werden.
6. E-Mail-Versand und Kalendereinladungen
E-Mail-Adressen werden nur verwendet, wenn sie dem Administrator bereits vorliegen und für die veranstaltungsbezogene Kommunikation genutzt werden dürfen.
Die Anwendung kann E-Mails zur Terminabstimmung und finale Einladungen versenden. Für einen final festgelegten Termin kann außerdem eine Kalenderdatei im ICS-Format bereitgestellt werden.
Die ICS-Datei wird als normaler Kalendereintrag bereitgestellt. Sie enthält keine Liste anderer eingeladener Personen und verlangt grundsätzlich keine Antwort in Form einer Zu- oder Absage.
Beim E-Mail-Versand werden insbesondere E-Mail-Adresse, Eventname, Beschreibung, Ort oder Online-Link, Terminangaben und gegebenenfalls Kalenderinformationen verarbeitet.
Der Versand erfolgt nur, wenn der Administrator ihn auslöst oder freigibt.
7. Telefonnummern und WhatsApp
Telefonnummern werden ausschließlich durch den Administrator hinterlegt. Dies erfolgt nur, wenn die Telefonnummer bereits vorliegt und der Versand veranstaltungsbezogener Nachrichten über WhatsApp mit der betreffenden Person vereinbart wurde.
Telefonnummern werden ausschließlich gespeichert, wenn sie dem Administrator bereits vorliegen und für die veranstaltungsbezogene Kommunikation verwendet werden. Sie werden serverseitig verschlüsselt gespeichert.
Die Anwendung versendet selbst keine WhatsApp-Nachrichten und verwendet keine direkte WhatsApp-Programmierschnittstelle. Beim Anklicken eines WhatsApp-Buttons wird lediglich eine vorbereitete Nachricht in WhatsApp geöffnet.
Erst wenn der Administrator die Nachricht innerhalb von WhatsApp manuell absendet, werden die Telefonnummer und der Nachrichteninhalt an WhatsApp bzw. den jeweiligen Betreiber des Dienstes übermittelt.
Bei einer finalen Terminmitteilung kann die vorbereitete WhatsApp-Nachricht einen Link zum Herunterladen eines Kalendereintrags im ICS-Format enthalten. Die ICS-Datei enthält keine Liste anderer eingeladener Personen.
Die Nutzung von WhatsApp ist keine Voraussetzung für die Teilnahme an einer Terminabstimmung. Einladungen und Veranstaltungsinformationen können auch per E-Mail oder über einen anderen vereinbarten Kommunikationsweg übermittelt werden.
8. Anwesenheitsdokumentation und interner Zuverlässigkeitswert
Nach Abschluss einer Veranstaltung kann der Administrator dokumentieren, welche eingeladenen Personen tatsächlich anwesend waren.
Dabei kann insbesondere erfasst werden, ob eine Person für den finalen Termin zugesagt hatte, tatsächlich erschienen ist, trotz Zusage nicht erschienen ist oder ohne vorherige Zusage bzw. ohne entsprechende vorherige Rückmeldung erschienen ist.
Aus den gespeicherten Abstimmungs- und Anwesenheitsinformationen kann ein interner Zuverlässigkeits- bzw. Gewichtungswert berechnet werden. Dieser Wert kann die Gewichtung von Rückmeldungen und damit die Rangfolge möglicher Termine bei zukünftigen Terminberechnungen innerhalb der Anwendung beeinflussen. Er dient ausschließlich als Entscheidungshilfe für den Administrator.
Anwesenheitsdaten und Zuverlässigkeitswerte sind ausschließlich im passwortgeschützten Administrationsbereich sichtbar. Sie werden weder anderen eingeladenen Personen angezeigt noch veröffentlicht oder automatisiert an Dritte übermittelt.
9. Hosting und technische Bereitstellung
Diese Website wird über das Hostingangebot lima-city der TrafficPlex GmbH gehostet. Die TrafficPlex GmbH wird als technischer Dienstleister eingesetzt, um diese Website bereitzustellen, den sicheren Betrieb zu ermöglichen, Störungen zu analysieren und Angriffe sowie Missbrauch zu erkennen und abzuwehren.
Beim Aufruf dieser Website verarbeitet die Hosting-Infrastruktur insbesondere technische Zugriffsdaten. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Domain, angeforderte URL, HTTP-Methode, HTTP-Version, Statuscode, übertragene Datenmenge, User-Agent, technische Browser- und Geräteinformationen, Antwortzeiten, Backend-Status, Content-Type sowie Sicherheits- und Missbrauchserkennungsdaten gehören.
Außerdem können technische Angaben zur Wiedererkennung und Einordnung von Zugriffen verarbeitet werden, zum Beispiel Request-IDs, TLS- oder Client-Fingerprints sowie Angaben dazu, ob Cookies mitgesendet wurden. Nach Angaben des Hostinganbieters werden keine vollständigen Cookie-Inhalte protokolliert, sondern insbesondere technische Angaben wie das Vorhandensein oder die Länge von Cookies.
Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Auslieferung der Website, zur Sicherstellung der Stabilität des Hostings, zur Störungsanalyse sowie zur Erkennung und Abwehr von Angriffen, Missbrauch und automatisierten Zugriffen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren, stabilen und störungsfreien Betrieb dieser Website.
Nach Angaben des Hostinganbieters werden Daten zu Webseitenzugriffen bis zu 90 Tage gespeichert.
Weitere Informationen stellt die TrafficPlex GmbH für ihr Hostingangebot lima-city im Hilfeartikel „Welche Daten speichert lima-city von Webseitenbesuchern?“ bereit.
10. Admin-Session-Cookie
Beim Aufruf des passwortgeschützten Adminbereichs wird ein technisch notwendiges Session-Cookie gesetzt. Dieses Cookie dient dazu, die Anmeldung des Administrators aufrechtzuerhalten, den geschützten Bereich abzusichern und Schutzfunktionen gegen unberechtigte Formularanfragen zu ermöglichen.
Das Session-Cookie enthält lediglich eine zufällige Sitzungskennung und keine unmittelbar lesbaren personenbezogenen Inhalts- oder Stammdaten. Es wird nicht zu Analyse-, Werbe- oder Marketingzwecken verwendet.
Das Cookie ist nur für die jeweilige Browsersitzung vorgesehen und wird bei Abmeldung, Inaktivität oder spätestens beim Schließen des Browsers beendet bzw. ungültig.
Eingeladene Personen benötigen kein eigenes Benutzerkonto und erhalten durch den Aufruf ihres persönlichen Abstimmungslinks keine dauerhafte Geräte- oder Browserkennung. Für sie werden durch die Anwendung keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.
11. E-Mail-Dienste
Für den Versand von Einladungen und Terminbestätigungen kann diese Website E-Mail-Dienste von lima-city der TrafficPlex GmbH verwenden.
Dabei können Daten verarbeitet werden, die für Annahme, Weiterleitung, Zustellung und Sicherheit des E-Mail-Systems erforderlich sind. Dazu können insbesondere Absender- und Empfängeradressen, einliefernde IP-Adresse, Hostname, Queue-ID, Zustellstatus, Fehlermeldungen, SMTP-Verbindungsdaten sowie Sicherheitsdaten wie Authentifizierungs- und Verschlüsselungsinformationen gehören.
Soweit technisch erforderlich, können auch Inhaltsdaten von E-Mails verarbeitet werden, insbesondere Betreff, Nachrichtentext und Anhänge. Dies ist erforderlich, um Einladungs- und Terminbestätigungs-E-Mails zuzustellen und das Mailsystem gegen Spam, Malware und Missbrauch zu schützen.
Falls E-Mail-Dienste von lima-city bzw. der TrafficPlex GmbH verwendet werden, werden Daten im Zusammenhang mit E-Mail-Diensten nach Angaben des Anbieters maximal 14 Tage gespeichert.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Versand veranstaltungsbezogener E-Mails sowie im Schutz des Mailsystems vor Spam, Malware und Missbrauch.
12. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Einzelfall insbesondere auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur privaten Organisation von Veranstaltungen, zur internen Unterstützung zukünftiger Terminplanungen, zur sicheren Bereitstellung der Website, zur Missbrauchsabwehr oder zum Versand veranstaltungsbezogener Informationen erforderlich ist,
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit im Einzelfall eine Einwilligung eingeholt wird, insbesondere für einen vereinbarten Kommunikationsweg.
13. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an andere eingeladene Personen weitergegeben. Abstimmungsergebnisse, Anwesenheitsinformationen, Auswertungen und interne Zuverlässigkeitswerte sind nur für den Administrator sichtbar.
Als technischer Dienstleister wird die TrafficPlex GmbH mit dem Hostingangebot lima-city für Hosting und gegebenenfalls E-Mail-Dienste eingesetzt. Mit dem Anbieter besteht, soweit erforderlich, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Weitere Empfänger können E-Mail-Anbieter sein, soweit diese für den Versand oder Empfang von Einladungs- und Termin-E-Mails erforderlich sind.
Soweit der Administrator eine vorbereitete WhatsApp-Nachricht manuell versendet, werden die hierfür erforderliche Telefonnummer und der Nachrichteninhalt an WhatsApp bzw. den jeweiligen Betreiber des Dienstes übermittelt. Für die anschließende Verarbeitung gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Dienstanbieters.
14. Speicherdauer
Personenbezogene Daten in der Eventplanungs-Anwendung werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen sowie für die vorgesehenen zukünftigen Terminplanungen erforderlich sind.
Events, Personendaten und Abstimmungsdaten können durch den Administrator gelöscht oder archiviert werden. Wird eine Person vollständig gelöscht, werden ebenfalls die mit ihr verknüpften E-Mail-Adressen und Telefonnummern, persönlichen Abstimmungslinks, Eventzuordnungen, Abstimmungsdaten, Anwesenheitsdaten, Zuverlässigkeitswerte sowie die hierfür gespeicherten Berechnungsgrundlagen entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlich zulässigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
Technische Zugriffsdaten des Hostings werden nach Angaben des Hostinganbieters bis zu 90 Tage gespeichert. Daten im Zusammenhang mit E-Mail-Diensten werden bei Nutzung von lima-city bzw. der TrafficPlex GmbH nach Angaben des Anbieters maximal 14 Tage gespeichert.
15. Löschung, Widerspruch und Widerruf
Eingeladene Personen können über ihren persönlichen Abstimmungslink die vollständige Löschung des mit ihnen verknüpften personenbezogenen Eintrags aus der Anwendung anfordern.
Zusätzlich steht hierfür folgende Löschseite zur Verfügung:
Daten löschen / nicht mehr teilnehmen
Für die Löschung ist der persönliche Abstimmungslink bzw. das persönliche Token erforderlich.
Vor Durchführung der Löschung werden aus Datenschutzgründen keine konkreten personenbezogenen Daten angezeigt. Stattdessen wird lediglich dargestellt, welche Kategorien personenbezogener Daten hinterlegt oder mit der Person verknüpft sein können. Der konkrete Name, die konkrete E-Mail-Adresse und die konkrete Telefonnummer werden auf der Löschseite nicht offengelegt.
Zur Bestätigung muss die betroffene Person den vollständig hinterlegten Vor- und Nachnamen eingeben. Groß- und Kleinschreibung sowie überzählige Leerzeichen werden bei der Prüfung nicht berücksichtigt.
Nach erfolgreicher Löschung wird der vollständige personenbezogene Eintrag der betreffenden Person entfernt. Hierzu gehören insbesondere Stammdaten, Kontaktinformationen, persönliche Abstimmungslinks, Eventzuordnungen, Abstimmungsdaten, Anwesenheitsdaten, Zuverlässigkeitswerte und sonstige personenbezogene Zuordnungen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtlich zulässige Gründe entgegenstehen.
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, kann der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.
Alternativ kann eine Löschungs-, Widerspruchs- oder Widerrufsanfrage auch per E-Mail an info@dblockx.de gesendet werden.
16. Sicherheit der Verarbeitung
Die Anwendung verwendet technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere ein passwortgeschützter Adminzugang, Schutzmaßnahmen gegen wiederholte fehlgeschlagene Loginversuche, zeitlich begrenzte Administratorsitzungen, serverseitige Validierung von Eingaben, vorbereitete Datenbankabfragen, Schutz vor unberechtigten Formularanfragen, Sicherheitsheader, tokenbasierte persönliche Abstimmungslinks und eingeschränkter Zugriff auf Adminfunktionen.
E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Zugriff auf Teilnehmerlisten, Kontaktinformationen, Abstimmungsergebnisse, Anwesenheitsdaten sowie interne Zuverlässigkeits- und Gewichtungswerte erhält ausschließlich der Administrator.
Trotz dieser Maßnahmen kann eine vollständige Sicherheit bei der Datenübertragung und Datenverarbeitung im Internet nicht garantiert werden.
17. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Teilnahme an einer Terminabstimmung ist freiwillig. Für die Nutzung des persönlichen Abstimmungslinks müssen jedoch die jeweiligen Verfügbarkeiten verarbeitet werden, damit die Terminplanung durchgeführt werden kann.
Die Hinterlegung einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer innerhalb der Anwendung ist nicht zwingend erforderlich, sofern die veranstaltungsbezogene Kommunikation auf einem anderen vereinbarten Weg erfolgen kann.
Wenn keine Verfügbarkeitsdaten angegeben werden, kann die jeweilige Person bei der Terminplanung nicht oder nur eingeschränkt berücksichtigt werden.
18. Automatisierte Entscheidungsfindung
Die Anwendung berechnet anhand der abgegebenen Antworten eine gewichtete Rangfolge möglicher Veranstaltungstermine. Zusätzlich können auf Grundlage früherer Abstimmungs- und Anwesenheitsdaten interne Zuverlässigkeits- bzw. Gewichtungswerte berechnet werden, um zukünftige Terminplanungen zu unterstützen.
Diese Werte dienen ausschließlich als Entscheidungshilfe für den Administrator. Die endgültige Entscheidung über einen Veranstaltungstermin, die Gewichtung einzelner Rückmeldungen oder sonstige organisatorische Maßnahmen wird durch den Administrator getroffen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
19. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten,
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten,
- Recht auf Löschung personenbezogener Daten,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- Recht auf Datenübertragbarkeit,
- Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen,
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an: info@dblockx.de
20. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Beschwerde kann insbesondere bei der Aufsichtsbehörde des eigenen Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes eingereicht werden.
21. Stand dieser Datenschutzerklärung
Stand: Juli 2026
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die technische Umsetzung der Website, die verwendeten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern.